Siempre que ando en esto, en la revisión de pendientes y flujos de trabajo asociados, no puedo evitar recordar la obra de Kourosh Dini1 y buscar crear ese flujo de trabajo que nos lleva de la mano y se mantiene por sí solo. Así que me puse a revisar todas las listas y carpetas de Reminders, tras ver cuántas de mis listas han quedado abandonadas por estar «fuera del radar» de la actividad diaria. Decidí reducir el número de listas y recurrir más a las etiquetas para declarar su estado y su «accionabilidad».
Decidí prescindir de algunas cosas (condiciones o listas) que impone GTD, para simplificar el flujo de trabajo y sólo considerar lo siguiente:
- Asignar una fecha implica que la tarea está «activa» y fuera del «inbox«.
- Un etiquetado implica una labor de revisión. Una tarea con al menos una etiqueta puede considerarse ya fuera del inbox, pero de acuerdo con la regla no. 1, sólo se vuelve «activa» si tiene una fecha, de otro modo se puede considerar como «suspendida».
- Si conserva al menos una etiqueta, retirar la fecha de una tarea «la marca» (o transforma) a «suspendida»; en otro caso, regresa al «inbox«.
- Una tarea pasa a un estado terminal si se marca como «completada». Se puede regresar al estado «activo» si se le quita la marca de terminación; regresará al estado «suspendida» o al «inbox» si cuenta con alguna etiqueta y fecha, de acuerdo con las reglas 2 o 3.
Las tareas en Reminders tienen otros atributos o elementos que podrían ser usados para determinar su estado, pero no todos pueden utilizarse en los filtros o reglas de las «smart lists«, de hecho, están limitados a: tags, date, time, priority, flag, location y lists, y sobre ellos las acciones y combinaciones presentan limitaciones, como ocurre con los «smart mailboxes» de Mail: los operadores o acciones presentan «huecos» y no es posible negar una condición. Por ejemplo, es posible validar si un mensaje no ha sido marcado (flagged), si se ha marcado o si se ha marcado con una bandera en particular, pero no es posible preguntar si no se ha marcado con una bandera en particular (al menos no con los operadores disponibles; quizás haya una forma, pero requiere ciertas «maromas», no es algo directo que se desprenda de los filtros disponibles). Reminders está aún más limitado.
La consistencia entre lo que contienen las listas y los filtros que permiten crear vistas de estas es muy importante. Idealmente, uno debería recurrir a la representación explícita o implícita de un estado mediante el uso o la ausencia de una etiqueta, de la fecha o de alguna combinación de ambas. Pero las limitaciones para crear las «smart lists» lo complican, ya que puede que no sea posible verificar esas condiciones. Mientras pensaba en esto, consideré que un diagrama de estados sería muy útil para mantener cierta claridad ante todas estas complicaciones. El resultado fue este:
Referencias
- Kourosh Dini, «Creating Flow with OmniFocus«, The Dini Group, Ltd., Chicago, IL, USA, 2011.
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