Hace tiempo (16 años, de hecho) escribía sobre la diferencia entre «archivado» y «respaldo». Tiempo después, llegué a escribir varias entradas sobre esa funcionalidad que en muchos lectores o servicios de correo electrónico se muestra como «Archive» (post, post, post) y sobre cómo me estaba costando trabajo asimilarla. Bueno, aún sigo luchando con esta idea.
La realidad es que no soy el único. Una búsqueda en internet mostrará que hay mucha gente que tampoco entiende la idea de esta funcionalidad de archivado de correos, aunque pareciera evidente. Los resultados de esa búsqueda también incluirán explicaciones sobre el propósito, la utilidad y su origen. Y si bien esas explicaciones tendrán sentido, simplemente hay algo en el «archive» que no parece natural y que contraviene una percepción básica por la que uno termina luchando.
Derivado de mi última frustración al intentar depurar mi correo de mensajes en varios buzones (algunos incluso anteriores a 2010), me encontré nuevamente luchando contra el «archive«. En esta ocasión decidí recurrir a ChatGPT.
La verdad es que ChatGPT no me explicó nada que ya no supiera al respecto del propósito, la utilidad o el origen del «archiving«, sólo me permitió ahorrar tiempo sobre cómo desactivarlo en Gmail. Pero, no hay forma de hacerlo; sólo hay forma de desactivar algunas acciones que llevan a que un mensaje pase a ser archivado. Recordemos que Gmail se caracterizó por introducir la idea de etiquetar los mensajes en lugar de moverlos a carpetas. La idea permite poder asignar más de una etiqueta a un correo y así permitir clasificarlo y buscarlo de forma más versátil que al crear folders.
Bajo esta idea, «archive» no es más que otra etiqueta que se convierte en un criterio de búsqueda y de presentación (filtrado) de mensajes. Definitivamente es algo mucho más versátil; algo más apropiado para los entornos digitales, libres de las restricciones del mundo físico.
Pero, creo que los seres humanos estamos aún muy influenciados por nuestro entorno físico y buscamos representarlo en el mundo digital. Instintivamente vemos que la limpieza de una bandeja de entrada está asociada a lo que hagamos con cada mensaje en ella: desecharlo o conservarlo. Vemos natural que su conservación implique su recuperación inmediata, cosa que se logra archivando al mensaje en una gaveta o folder. Para muchos de nosotros, asignarle la etiqueta «archive» equivale a arrojarlo a una fosa común en la que deberemos buscarlo y en la que, aparentemente, aparecerá cuando no lo busquemos, con lo que no ganamos nada.
Asignar un mensaje a una carpeta implica una cantidad de información que obtenemos de forma inmediata. Si tenemos dos carpetas, estará en una o estará en otra (1 bit de información). Si tenemos tres o cuatro carpetas, el nombre de estas nos indicará el tiempo, propósito, tema, origen, etcétera, con el que debemos asociar el contenido de ellas (2 bits de información); si tenemos más carpetas, iremos obteniendo más bits de información (3 bits con 5 y hasta 8 carpetas, 4 bits hasta 16 carpetas y así sucesivamente en potencias de dos).
Así, nos resulta adecuado clasificar los mensajes en carpetas (y en carpetas dentro de éstas) para obtener una estructura arbórea de búsqueda implícita y disponible en todo momento. «Archive«, salvo indicar que es algo «archivado», «viejo», no ayuda mucho; no proporciona información.
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