Escribí sobre el tema del «archiving« que hoy proveen los servicios y aplicaciones de correo, y de cómo fue algo que, en lo personal principalmente, llegó sin que me diera cuenta. Muchos lo ven como un mero «respaldo», pero no lo es. Los conceptos de respaldo y archivamiento son completamente diferentes.
Relacionada con esta confusión está el que muchos de nosotros todavía no asimilamos el concepto del archiving y el ver esa carpeta o filtro en las interfaces de los servicios o clientes de correo nos causa algunos conflictos.
Tratando de resolver dicha confusión revisaba lo que Google menciona al respecto para Gmail. Google menciona que todo correo recibe esta etiqueta (y de ahí que se mencione o relaciones bajo la ruta o carpeta Gmail/All Mail), y reaparecerá en el Inbox en el momento que alguna tenga una respuesta. Esto último, al menos para mi, hace mucho sentido pues cuando equivocadamente trataba de vaciar la «carpeta» Archive, moviendo los correo a otra carpetas, después de un tiempo los volvía a encontrar a todos ellos en el Archive.
Mientras que uno puede encontrar buenas y claras definiciones del porqué de la existencia de esta funcionalidad y cómo sacar el mejor provecho de ella, si me gustaría señalar el porqué no comulgo con ella y considero no soluciona lo que se dice arregla.
Según se indica, uno de sus propósitos es aligerar al inbox y evitar la creación de tanta carpeta podamos imaginar con correos que pensamos podemos necesitar luego. En su lugar, lo archivamos y cuando lo necesitamos listo, lo buscamos y ya.
El problema es que, pasado cierto tiempo, ¿qué buscamos? ¿Bajo qué términos? Una de las razones de la existencia de las carpetas es el poder tener ya pre clasificados todos los correos bajo un asunto, propósito o actores (que es lo que el nombre de la carpeta implica). Lo único que puede ser superior a esta idea, es la de las etiquetas.
Imaginar que pasado cierto tiempo podremos identificar cuanto correo podamos necesitar mediante una búsqueda es apostar a que tendremos correo olvidados por ahí, que nunca sabremos que ya podemos borrarlos y sólo engrosarán nuestro archive. La única solución completa (quizás no perfecta, pero sí mejor a las automatizadas por el momento) es aquella que parte de la disciplina del destinatario de un correo electrónico para leerlo en tiempo, procesarlo (leerlo, determinar si debe responderlo y, en su caso, archivarlo). Pre clasificarlo en una carpeta ya adelanta el establecimiento de un criterio de búsqueda que puede no ser recordado en el futuro. Adicionalmente, asignarle una etiquetación es todavía mucho mejor, pues hacemos multi dimensional a nuestro sistema de almacenamiento para una futura búsqueda en éste.
Dr. Edu 