Después de registrar y tener una completa visión de todo aquello que debemos atender, el siguiente paso es proceder con su identificación para así prepararlo para su atención en el momento adecuado y cuando se tenga a la mano lo que se requiera para hacerlo.

 

El procesar un elemento, una cosa pendiente, no es ejecutar lo que se requiera para atenderla. Bajo el método GTD, el procesamiento ser refiere a su identificación para determinar que es lo que debe hacerse llegado el momento de ser atendido.

Procesarlo significa identificar lo que es y si es atendible (procesable). Lo primero ayuda y es necesario para determinar qué es lo que hay que hacer. Lo segundo nos ayuda a determinar específicamente en que consiste ese quehacer. El determinar si algo puede ser atendido tiene dos respuestas: sí o no.

Si algo no puede atenderse puede ser porque:

1. Ya no se necesita hacerlo y puede desecharse. Debe tirarse todo aquello sin potencias futuro o valor de referencia.
2. No se puede hacer por el momento pero deberá o podría necesitar ser atendido después (incubarlo).
3. Ninguna acción específica es necesaria por el momento pero el elemento en sí es valioso como referencia posterior.

de lo que se desprende la necesidad de contar con un basurero,  un calendario o archivo tickler, y un buen y organizado sistema de archivamiento y consulta.

Sí, por otra parte, el elemento puede trabajarse, debe determinarse:

• ¿Qué proyecto o resultado se ha uno comprometido para este elemento que llega a nuestra atención?
• ¿Qué es lo siguiente a hacer (la siguiente acción)?

Este último punto, la siguiente acción, es la actividad inmediata necesaria (física, visible) que debe ser hecha para movernos un paso hacia adelante buscando la conclusión del compromiso. Y, una vez decidida o identificada la siguiente acción, hay tres posibilidades:

Hacerlo. El autor menciona un margen de dos minutos para atender cualquier elemento de acción inmediata pero se trata de un lapso de tiempo que debe ser establecido por el interesado mientras esto no constituya un distractor en el flujo de procesamiento.

Delegarla. Si la acción toma más de dos minutos y hay alguien mejor calificado para hacerlo, lo mejor es cederla.

Postergarla. Si la acción toma más de dos minutos y no es posible delegarla, deberá dejarse para después siendo asignada a alguna lista de siguientes acciones.