De acuerdo al autor de GTD, las razones por las que la mayoría de la gente fracasa al tratar de organizarse es tanto por ser selectivos al momento de tratar de listar lo que ellos consideran importante de hacer (dejando fuera las que no lo son), como el tratar de identificarlas y atenderlas al mismo tiempo. En términos de este método significa estarían tratando de llevar las cinco etapas ya mencionadas en forma simultánea.

Recolección.

Con el fin de despejar la mente de todas las tareas de bajo nivel, todo debe ser registrado en aquello que servirá de depósito o entrada a nuestro sistema, que sabremos estará seguro para poder regresar a ello en un futuro próximo y proceder con su procesamiento.

Todo aquello, personal y profesional, grande o pequeño, importante o no debe ser registrado como elementos dentro de nuestra bandeja de entrada (o aquello que lo represente: libretas, contenedores, dispositivos, depósitos o bandejas de aplicaciones). Para que esto sea funcional y exitoso debe considerarse:

• Lo depositado en la bandeja de entrada debe abandonar nuestra mente.
• Pueden tenerse varias bandejas (e.g. una física y una virtual) pero deben ser pocas como para poderse manejar sin complicaciones.
• Deben vaciarse regularmente.