Los términos  «backup» and «archive» (pronunciado arkaiv) son muy comunes en el ámbito informático y a ser usados de forma indistinta, inlcuyendo por mucho profesionales. Sin embargo cada término se refiere a un concepto único. Ambos se refieren a respaldos, copias de seguridad o control de datos o programas pero su propósito es diferente.

Archive se emplea para referirse a un conjunto o conjunto de registros de datos que ya no son usados, que carecen de valor operativo y sólo deben mantenerse como referencia histórica o propósitos legales. Son seleccionados para un almacenamiento de largo plazo y quizás futura referencia o consulta.

Backup es empleado para referirse a una copia que puede ser usada para restaurarse en el ambiente original o un entorno aparte en caso de que un desastre o evento fortuito destruya o corrompa al original, mientras que puede ser candidato a un almacenamiento de largo plazo, es mucho más común que sea visto para un almacenamiento de corto y mediano plazo que será substituido por copias más recientes. Rara vez es visto como un elemento de referencia o evidencia de naturaleza histórica o legal.

Para ambos casos el almacenamiento es generalmente hecho el el mismo sitio del sistema del que proveen pero para casos especiales es importantes puede haber una segunda copia en un sitio geográficamente separado de su origen.