Los términos  «backup» y «archive» (pronunciado arkaiv) son muy comunes en el ámbito informático y se usan de forma indistinta, incluyendo a muchos profesionales. Sin embargo, cada término se refiere a un concepto único. Ambos se refieren a respaldos, copias de seguridad o control de datos o de programas, pero su propósito es diferente.

Archive se emplea para referirse a un conjunto de registros de datos que ya no se usan, carecen de valor operativo y sólo deben mantenerse como referencia histórica o para propósitos legales. Son seleccionados para un almacenamiento a largo plazo y quizás para futura referencia o consulta.

Backup es empleado para referirse a una copia que puede ser usada para restaurarse en el ambiente original o en un entorno aparte en caso de que un desastre o evento fortuito destruya o corrompa el original, mientras que puede ser candidato a un almacenamiento de largo plazo, es mucho más común que sea visto para un almacenamiento de corto y mediano plazo que será substituido por copias más recientes. Rara vez se considera un elemento de referencia o evidencia de naturaleza histórica o legal.

Para ambos casos, el almacenamiento es generalmente hecho en el mismo sitio del sistema del que proveen, pero para casos especiales es importante que pueda haber una segunda copia en un sitio geográficamente separado de su origen.